Projektstyrning (”project governance”) hjälper oss att synkronisera syftet med projektet och dess mål med organisationens strategi. Detta kan man göra på olika sätt, vanligtvis genom regler, processer och system. Men varför behöver man dessa regler och processer?  

Teoretiskt kan det finnas en skillnad, en konflikt, mellan uppdragsgivaren och projektledarens målsättning, dvs projektledaren har sina egna intressen som kommer före uppdragsgivarens. Ett sådant område är synen på risk, där uppdragsgivare respektive projektledare kan ha helt olika inställningar till risk med påföljande riskbeteende. Med hjälp av projektstyrningen görs denna riskinställning synlig och möjlighet att ta ställning till vad man tycker är acceptabel risk eller inte.

Projekt påverkas av och påverkar många olika intressenter. Dessa intressenter har olika uppfattningar om projektet och de konflikter som därmed uppstår kan genom projektstyrning hanteras och balanseras. Slutligen, projekt drivs oftast i en miljö med begränsade resurser och syftet med projektstyrningens regler och rutiner handlar därför om att hantera resurserna på ett ”bästa sätt”.

Vi kan också se projektstyrningen som ett arbete i flera nivåer. Det vi tidigare sagt handlar mycket om styrningen i det enskilda projektet, med vi har också styrningen av projekt sett som helhet, det man också kan kalla portföljstyrning. Här handlar styrningen mycket om hur vi får projekten (objekten) att koppla till företagets målsättning och strategi, därför är det viktigt med olika typer av rapporter så att man i organisationen kan ta beslut som påverkar projektens vara eller icke vara. Det här behöver inte (bara) vara en intern angelägenhet, ser vi verksamheten utifrån intressenterna kan vi behöva balansera projekten utifrån deras behov och inverkan på organisationen.