Att organisationer idag blivit mer projektorienterade är ingen överraskning, däremot kan man bli överraskad över hur olika projekten följs upp och hanteras. Hur projekten kopplas till de strategiska målen, hur man undviker risker eller överbelastning i projektteamen samtidigt som man skapar synergier mellan de olika projekten varierar. För att kunna koppla projekten till de strategiska målen krävs att man formulerar kriterier för sina projekt och utifrån dessa kan man utvärdera och väga projekt mot varandra.
Det arbete man här gör kan vara av olika kvalitet och man kan tala om kvalitetsdimensioner. En sådan dimension är samarbetet, dvs hur bra är projektledare på att dela med sig av information om projekten till andra. En annan dimension är kvaliteten på själva informationen, dvs hur korrekt, begripbar, komplett och aktuell är informationen. En tredje dimension är dugligheten i hanteringen av arbetsresurserna i projekten och lösningen av resurskonflikter som uppstår. Men det finns naturligtvis många fler dimensioner än dessa, ytterligare än att nämna är kontrollen av ”business case”, dvs vilka metoder, checklistor mm har organisationen för att bedöma dess kvalitet.
Verktygen som funnits inom projektområdet har ofta varit fokuserade på det enskilda projektets planering, ett vanligt resultat ifrån dessa verktyg är olika form av tidsplaner, ofta i form av Gant scheman. Men under senare år så har portfölj verktygen vuxit fram. Tanken är att system som kan stödja och automatisera uppgifter skapar stabilitet och pålitlighet. De kvalitetsdimensioner vi talat om tidigare kan få en extra knuff av ett bra systemstöd.
Mer exakt vad skall ett verktyg för portföljstyrning hjälpa till med. Här talar vi exempelvis om funktioner som;
- Strukturering och då framför allt i hur man skall utvärdera och prioritera projekt.
- Resursallokering.
- Lärande utifrån det arbete som bedrivits i projektet, exempelvis vad gäller lessons learned.
Men en förutsättning för att framgångsrikt kunna använda sitt verktyg (som hjälper till med ordning och struktur) är just att det finns processer och arbetssätt i botten. Här gäller det att skapa en positiv spiral, dvs goda processer som stöttas av verktyg, som leder till utveckling av bättre processer som i sin tur kräver bättre verktyg osv. Naturligtvis gäller det motsatta, där vi kan hamna i en negativ spiral där verktyget känns som ett hinder och processerna utvecklas åt helt motsatta håll, vilket försvårar användandet av verktyget.