Dagens organisationerna präglas inte bara av en ökad projektifiering, där uppgifter bedrivs mer och mer i projektform utan också en blandning av anställningsformer vad gäller resurserna. Organisationens egna anställda, personal från leverantörer samt underentreprenörer och konsulter jobbar ofta ihop. Verktyg som mail, chatverktyg och på senare år olika former av projektplatser används flitigt. Men ofta blir arbetet begränsat till någon form av fildelning – längre kommer man inte; varför?
Kunskapsdelning är en viktig del i allt arbete, speciellt när det gäller nya områden. Idag handlar mycket om hållbarhet och det är därför viktigt att organisationer kan hämta in, spara och sprida ut denna kunskap. Inom teorin och den akademiska världen har man försökt definiera och kategorisera olika hinder eller svårigheter kring att få denna kunskapsdelning att fungera. Traditionellt har man tittat på faktorer som organisations eller företagskultur, egenskaper hos individer och olika motivationsfaktorer. Lägger man till dimensionen att arbete sker över organisationsgränser så blir situationen ganska komplex.
En viktig komponent, som i så många andra sammanhang är det man på engelska kallar ”trust” och som på svenska både handlar om förtroende och tillit. Saknar man förtroende mellan parter eller att parterna inte tror att det finns något att lära sig av någon annan så blir det självklart svårt att dela kunskap. Och det kan inget system ersätta. Men vad ett system, ett verktyg kan hjälpa till med är att synliggöra och visualisera kunskapen om man sätter den i ett kommunikativt sammanhang. I verktyg som Thinking Portfolio finns det möjligheter att via trafikljus förmedla sin magkänsla kring hur projektet utvecklar sig. Om man vid projektgenomgångarna tar upp dessa trafikljus, har en diskussion om varför man satt de olika trafikljusen samt gör korta noteringar under diskussionen så skapar man sig ett underlag för kunskapsdelningen. I Thinking Portfolio finns det dessutom goda möjligheter att enkelt och utan extra kostnad bjuda in externa partner som konsulter och leverantörer som själva kan läsa och ta del av uppgifterna. Det här kräver naturligtvis förtroende, att man vågar släppa in någon utifrån till delar av informationen. Men gör man det så skapar man ett gott arbetssätt för att kunna dela och utveckla kunskap.