Om ett projekt lyckas eller misslyckas är något som först kan avgöras när projektet är helt klart och börjar användas. Projektet att bygga Regalskeppet Wasa var lyckat fram till att man började använda projektresultatet och började segla skeppet, men då förvandlades det ju dessvärre till en katastrof. Självklart kan utmaningar, problem dyka upp under projektets gång, ibland lite oväntat t.ex. om någon blir sjuk, ibland kanske väntat då man kör för hårt och låter teamet arbeta övertid under flera månader utan chans till återhämtning eller vila.

Det som händer behöver inte alltid vara negativt. Ibland händer det också oväntade bra saker, som då organisationens ledare får plötsligt upp ögonen för projektet som bedrivits lite i skymundan och genast börjar dörrar öppnas och projektdeltagare blir sporrade att lyckas i sin ansats. Ofta använder man begreppet ”risk” för sådana händelser som om och när de inträffar i projektet både kan ge negativa men också positiva konsekvenser. Risker kan klassificeras och beskrivas på olika sätt, ett sätt är att dela in dem i;

• Kända problem, exempelvis vi vet redan innan vi startar projektet att det inte finns pengar till att hyra in extra resurser. Det här är därför ingen risk, det är något som vi vet kommer inträffa (dvs att vi inte kan ta in extra resurser).
  
• Kända eventuella/möjliga problem, till exempel att vi vet vid projektstart att det måste bedrivas under sommarperioden och kanske deltagare vill vara lediga, kanske inte. Vi vet inte med säkerhet och därför så är det en ”risk”
  
• Okända kända problem, exempelvis att det är känt att elektriska stickkontakter ser annorlunda ut i England och USA, men som ny projektledare råkar Du inte veta det (som alla andra gamla projektledare vet) och därför får Du hem maskiner i projektet vars samtliga kontakter måste bytas för att fungera i Sverige.
  
• Okända, okända problem, som exempel på denna typ av risker hör händelser som är helt överraskande och som ingen kunde ha räknat ut. Jorden slutar snurra och plötsligt blir halva jorden svart och iskall – vem hade kunnat räkna ut det?

I projekt försöker vi därför i början gå igenom risker och samla upp dem i olika typer av listor. Även under projektets gång bör vi följa upp och ha ”koll på” (monitorera) risker. Då är det viktigt att vi snabbt och tidigt kan fånga upp ”varningssignaler”. Här har statusrapporter och/eller agila ”stå upp möten” en viktig uppgift. Utmaningen här är vi som människor är olika, en del ser bara problem i allting som händer och en del kanske sticker huvudet i sanden och vill inte se problemen. Sedan är det naturligtvis också viktigt att vi kan agera på risken, att vi har förmåga eller beredskap att göra något åt dem.

Med ett verktyg som Thinking Portfolio, kan vi beskriva risker på ett strukturerat sätt. Vi kan också beskrivs risker och risksituationer för alla projekt i projektportföljen. Med hjälp av”Trafikljus” och ”dashboards” kan projektstatus beskrivas och aggregeras vilket gör det möjligt att bedöma det övergripande statusläget